엑셀(excel) TIP 211 - (연월일 날짜 빠르게 입력하는 비법)
회사(직장)에서 엑셀작업을 많이 합니다. 회사에서 통계를 많이 사용하기 때문입니다. 어제 직장 동료가 하단과 같이 비슷한 자료를 입력하고 있었습니다. 예를 들어 하단에서 시험응시일을 입력을 해야 하는데 12,000명 정도를 입력해야 합니다. 하나하나 입력을 할 때 [년-월-일]순으로 입력을 하다보니 시간이 많이 걸립니다. 그래서 [월과 일 / 04.01]을 입력하고 나중에 [년 / 2012]를 추가할 수 없냐는 것이었습니다. 제 옆에 동료가 "엑셀에 그런기능은 없는 것 같은데요"라고 했는데 제가 바로 해겨랙을 제시해 주었습니다.
▶ 연.월.일을 입력해야 할 데이터
데이터가 적다면 입력하는 데 불편함이 없지만 1000, 10000을 넘어간다면 이 또한 만만치 않을 것입니다. 따라서 년을 입력하지 않고 나중에 일괄로 삽입하여 시간을 줄이는 방법이 되겠습니다.
▶ 월.일만 입력시 나타나는 오류
실제 시험응시일을 월.일(06.03)로 입력할 경우 실제로 해당 월.일이 입력이 되지 않고 (1900-01-06)으로 나타납니다. 이는 셀 서식이 날짜로 지정이 되어 있기 때문입니다. 즉 엑셀에서 셀 서식을 날자로 지정되어 있을 경우 월과일 두가지만 입력을 하면 하단과 같이 1900이라는 연도가 추가되면서 해당일도 엑셀에서 인식하고 있는 날자로 자동 변환이 되어집니다. 따라서 날짜로 지정하거나 되어있으면 안됩니다.
▶ 해당범위(시험응시일)를 텍스트로 지정하기
위과같이 월과일을 입력시에 나타나는 오류를 없애기 위해서 해당범위(시험응시일)을 텍스트로 지정을 해 둡니다. 해당셀범위에 대한 셀 서식을 지정시에 [해당범위셀 지정- 마우스오른쪽 클릭 - 셀서식]을 해도 되지만 단축키를 이용하면 빠르게 작업할 수 있습니다. [해당셀 범위 지정 - Ctrl + 1] 단축키를 이용하여 셀서식창을 나타나게 한 후 텍스트로 지정하면 됩니다. 작업을 하다보면 셀 서식지정을 하는 경우가 많기 때문에 이 [Ctrl + 1] 단축키는 반드시 숙지하여 사용해야 할 것입니다.
▶ &키를 이용하여 두 셀 합치기
먼저 시험응시일 입력을 하고 난 후 셀을 전단에 추가(빨간박스)하여 2012.을 일괄적으로 입력합니다. 하단으로 복사하여 드래그하시면 됩니다. 다만 입력시에 반드시 해당범위의 셀을 텍스트로 동일하게 지정을 해 두어야 합니다. 왜냐하면 숫자로지정되어 있으면 2012.을 입력시에 . 이 빠지고 2012 만 입력되기 때문입니다.
이렇게 2012. 을 삽입을 했으면 다음단계로 두 셀을 합치면 됩니다. 하단처럼 컴퓨터 자판의 & 기능키를 이용하여 합치면 시험응시일이 해당연도가 삽입이 되면서 정상적으로 나타납니다. 물론 데이터가 그렇게 많지 않다면 하나하나 입력을 해야 하지만 수백, 수천, 수만의 경우에는 입력시간을 엄청 절약할 수 있는 유용한 기능입니다.
