엑셀(excel) TIP 208 - (고급필터로 원하는 값 추출하기)

하단과 같이 엑셀(excel)의 데이터베이스가 있을 때 필터기능(빨강동그라미)을 통해서 원하는 데이터값을 손쉽게 추출할 수가 있습니다. 하지만 단순필터 기능에서는 조건을 줄수가 없습니다. 즉 'A학교 이면서 체육교육과 이면서 학점이 4.5이상인 학생을 구하라'는 명령을 실행할 수가 없습니다.

이처럼 어떠한 조건(AND, OR)이 들어간 값들을 구하고자 할 때 사용하는 기능이 고급필터 기능입니다. 따라서 이름도 단순필터가 아닌 고급필터라 명명하였습니다.

● 엑셀에서의 and조건이란?

엑셀에서의 AND조건이란 [몆가지의 조건중에서 모든 조건을 만족하는 값]을 구하라는 의미이다. 엑셀에서 이의 표현은 아래와 같이 한 행에 표시를 한다. 즉 A,B,C라는 조건이 있을 때 이 세가지 조건을 모두 만족하는 값을 구하는 것이다. 아래와 같이 A학교이면서, 체육교육과이면서 학점이 4.5이상인 학생, 즉, OR조건에 비해 나올 수 있는 확률이 적다. 쉽게 설명하면 회사에서 신입사원을 채용할 때 '대졸자이면서 학점이 3.5이면서 토익 750점 이상인 지원자' 이 조건이 AND조건이다.

● 엑셀에서의 OR조건이란?

반면 OR조건은 [몇가지의 조건중에서 그 중에 하나라도 만족하는 값]을 구하라는 의미이다. 즉, A,B,C라는 조건이 있을 때 이 세가지 중 하나라도 만족하면 된다라는 뜻이다. 아래와 같이 A학교이면서(AND) 체육교육과이거나(OR) 학점 4.6이상인 학생, 즉 AND조건보다는 확율이 높다. 신입사원채용조건의 예를 들면, '대졸자이거나 토익 750점 이상인 지원자'이 조건의 의미는 고등학교를 나와도 토익 750점이거나 토익이 740점 이여도 대졸자이면 된다라는 의미이다. 엑셀에서의 OR조건은 아래와 같이 다른행에 표시를 한다.

● 고급필터 AND조건 사용예

고급필터란 위에서 설명한 AND 또는 OR조건 또는 이 둘을 조합하는 복합조건을 사용하는 방법이다. 수만은 조건을 사용하여 본인이 원하는 값을 추출할 수가 있다.

1. [데이터베이스 범위의 한 셀 선택 - 데이터 탭 - 정렬 및 필터 - 고급필터 - 다른장소에 복사선택]

2. [목록범위] : 필터링하고자 하는 전범위을 지정한다. 하단 고급필터창에서 [목록범위 우측의 빈 공간] 을 클릭하고 [A1셀을을 클릭 후 D16]까지 마우스로 드래그 한다]

3. [조건범위] : 구하고자하는 조건의 범위. 하단 고급필터창에서 [조건범위의 우측의 빈공간]을 클릭하고 [F3에서 H4]범위를 마우스로 드래그하여 선택한다.

4. [복사위치] : 복사하고자 하는 부분 선택, 동일하게 [복사위치]에서 [우측 빈공간을 클릭]하고 [F7]셀을 선택한다.

상단부의 고급필터에서 조건을 다 입력후 [확인]을 클릭하면 하단과 같이 AND조건에 맞는 값이 추출이 된다. 즉, A학교 이면서 체육교육과 이면서 평균학점이 4.5이상인 학생은 박철수, 김새롬이다. 같은학교 체육교육과인 김희망은 학점이 3.9이기 때문에 이 조건에 맞지 않아서 추출되지 않았다.