엑셀(excel) TIP 223 - 엑셀(excel) 파일을 엑세스(access)로 불러오기

갈수록 ms office가 진화를 하고 있습니다. 공공기관들을 중심으로 한셀,한쇼,한글2014 등이 많이 쓰이고 있습니다. 기능면에서 잘 이루어져있지만 아직은 ms office정도는 되지 않는 것 같습니다. 저도 사업장, 공공기관 기술교육을 다니고 있는데 저희 회사에서는 파워포인트를 사용하는데 공공기관에서 한쇼를 사용하고 있어 파포를 한쇼로 변환해서 사용하기도 합니다. 하지만 용량이 큰 경우 변환하는데 시간소요가 많이 되고 일부는 화일(file)이 깨어지는 경우도 발생을 합니다.

엑셀의 화일을 엑세스로 불러와서 화일을 연동시켜 원하는 값을 추출하는데 사용할 수 있는 는 프로그램입니다. 엑셀에서도 원하는 값을 필터(filter), 피벗테이블(pivot table) 등을 통하여 작업할 수 있지만 엑세스를 이용하면 훨씬 수월하고 쉽게 작업할 수 있습니다. 또한 엑세스에서 직접데이터를 입력하여 가공 및 추출을 할 수가 있습니다.

1. accecc(엑서스)에 접속하기

(시작 - 모든프로그램 - ms office - micrs soft office access)의 경로를 통해 엑세스 화일을 열수 있습니다. 엑세스 화일의 첫 화면입니다. 이곳에 새 데이터베이스를 클릭합니다.(하단부위에는 자산, 연락처, 문제점, 행사, 프로젝트, 영업라인, 작업, 교직원, 학생 등 주요 사용하는 온라인 서식들이 있습니다.)

2. 파일이름 정하기

우측부위의 폴더를 클릭하여 파일경로를 지정한 후 파일이름을 정합니다. 파일이름의 확장자에(accdb)라고 따라 붙습니다.

3. 데이터 가져오기

(외부데이터 - excel(엑셀) - 가져오기)

엑세스는 엑셀의 자료들을 가져와서 두, 세자료를 가지고 쿼리 등을 통해서 원하는 값을 추출하는 작업을 많이 합니다. 따라서 엑셀에 작업하고자 하는 원본자료가 있어야 합니다.

4. 데이터 찾아가기

(데이터의 원본 및 대상 선택 - 찾아보기(해당 화일 클릭) - 현재 데이터베이스의 새 테이블로 원본데이터 가져오기 클릭 - 확인)

엑셀화일에 있는 원본자료

5. 스프레드시트 가져오기 마법사 작동

엑셀화일을 불러오면 하단과 각 sheet(시트)에 있는 값들이 나타납니다. 원하는 시트(sheet 1)를 클릭하고 (다음) 클릭

6. 열머리글을 테이블의 필드이름으로 사용

(지정한 첫 행에 열머리글이 있음 체크 하고 다음) 첫 행을 열머리글로 인식을 합니다(빨간 네모 박스)

7. access(엑세스)에서 기본키 추가

테이블의 기본키를 정의해놓는게 좋습니다. (ID)부분, 이부분을 통하여 테이블 각 레코드값을 고유하게 식별하고 검색이 가능하게 합니다. 키본키 추가를 하면 새로운 ID(1,2,3,4,5,6)가 생성됩니다. 이는 행머리글의 (1,2,3,4,5,...)하고는 다른의미입니다.