엑셀(excel) TIP 222 - 엑셀과 MS WORD를 통한 우편(LABEL)작업

MS WORD(MS 워드)를 통해 할수 있는 작업중 하나가 우편작업입니다. 지난번 ACCESS(엑서스)를 통한 우편작업(레이블, 라벨[LABEL])작업을 설명을 드렸는데 MS 워드를 통한 우편작업은 엑세스틑 이용한 작업보다 더 간편하고 쉽게 할 수 있습니다.

공공기관이나 쇼핑몰, 카드회사에서는 매월 수많은 우편물을 생산하고 있으며 엑셀, 엑세스, MS 워드가 아니라면 일일히 수 작업하고 또한 많은 시간이 소요될 것입니다. 이제부터는 우편봉투 작업, 우편엽서작업도 MS워드를 이용해 보시기 바랍니다. 생각보다 간편하고 빠르게 인쇄가 가능합니다. 인쇄글시체 변경이나 색상도 자유롭게 변경할 수 있어 봉투에 인쇄되는 글자를 예쁘게 인쇄되게 할 수 있습니다.

1. 편지병합 시작 (null)

(편지 - 편지병합시작 - 레이블)

여러번 인쇄하거나 전자메일을 보낼 편지양식을 만들고 받는 사람에게 각각의 복사본을 보냅니다. 각 편지양식의 복사본에 대한 데이터베이스, 또는 연락처목록의 정보를 자동으로 바꾸는 이름 또는 주소와 같은 정보를 삽입할 수 있습니다.

2. 레이블옵션

(레이블제조 회사[FORMTEC] - 제품번호 - 우측레이블정보 확인후 - 확인)

레이블옵션을 실제 인쇄될 용지를 선택하는 것입니다. 각 회사마다 사용하는 용지가 다를 것입니다. 저희 회사는 FORMTEC 레이블용지를 사용합니다. 레이블용지 상단에 제조회사와 제품번호가 기록되어 있고 또한 주소레이블(정보가 인쇄 될 부분)에 대한 높이와 너비(3.81cm), 너비(9,.9cm)가 표시되어 있습니다.

본인이 너비와 높이 가로개수, 세로개수 등을 지정하고자 할 때는 새로 지정하고자 할 때에는 위의 그림하단부의 새 레이블(N)을 클릭하면 아래와 같이 나타나며 레이블정ㅂ를 변경할 수 있습니다. 그러나 기존 레이블의 위치를 벗어나게 해서는 안될것입니다.

3. 받는 사람 선택

(받는 사람 선택 - 기존목록 사용)

일반적으로 목록(사업장, 전화번호, 주소, 우편번호, 이메일 등) 정보는 대부분 엑셀(EXCEL)에서 작업을 수행합니다. MS 워드를 통해 목록을 하나하나 입력할 수 있지만 기존에 가지고 있는 엑셀자료를 이용하도록 하겠습니다.

[원본 대상인 엑셀 자료 시트 : 이 자료에는 사업장명, 우편번호, 주소가 기록되어 있습니다. 우편 봉투작업[LABLE)은 이 세가지정보만 있으면 됩니다.

4. 기존목록 가져오기

(기존목록 사용 - 해당파일을 찾아서 선택)

하단과 같이 엑셀의 자료가 시트(SHEET)별로 삽입이 됩니다. 이때 시트이 자료에는 상단 엑셀자료에서와 같이 셀병합, 셀서식적용, 셀바탕적용, 글자색, 글자크기, 글머리글, 아이콘, 도형, 이미지 등의 삽입이 없이 순수한 텍스트로만 작성되어 있어야 합니다. 셀별합 등이 적용되어 있다면 가져올때 제대로 되지 않습니다.