회사(직장)생활 하면서 누구나 상사에게 보고할 기회가 있습니다. 또는 직원(동료)들 앞에서 프리젠테이션할 기회가 주어집니다. 그때 보고 또는 발표자료를 얼마나 깔끔하고 명백하게 준비하느냐가 인정받을 수 있는 기회이기도 합니다. 개인성향에 따라서는 '의미만 전달되면 되지 무슨 형식이 그렇게도 중요하냐'라는 생각을 할 수도 있습니다.
물론 저도 마찬가지 입니다. 하지만 제가 중간관리자가 되다보니 형식을 그렇게 중요하게 생각하지 않는다 할 지라도 올라오는 보고서가 깔끔하게 작성이 되어 있으면 신뢰가 가게 됩니다. 따라서 무조건 형식이 나쁘다고 생각하지 마시고 내가 만들수 있는 최고의 보고서를 만든다는 생각으로 기안, 기획, 보고서작성을 해보시기 바랍니다. 오늘은 한글(hwp), 워드(word), 파워포인트(powerpoint), 엑셀(excel)등에서 보고서에 각종 표를 만들 때 기본이 되는 부분에 대해서 기술하도록 하겠습니다.
● 원본
하단과 같이 표(빨간박스)가 보고서에 삽입이 됩니다. 내용은 신설법인의 증감율입니다. 보고서 내용으로는 의미 달에는 전혀 문제가 없습니다. 물론 이렇게 보고서를 올릴수도 있지만 이를 가공해서 더 보기 좋게 만드는 작업을 해보도록 하겠습니다.
☞ 표에 테두리를 없애는 경우
하단과 같이 표에 테두리가 전혀 없는 경우에는 해당 열과 행들의 구분이 쉽지가 않습니다. 따라서 가독성도 떨어지게 됩니다. 표로 보고서를 작성할 경우에는 가급적 선을 넣어서 작성하는 경우가 좋습니다.
☞ 전체 표에 테두리하는 경우
이렇게 전체 테두리를 주는 경우는 일반적으로 많이 사용하는데 전체 테두리를 주는 경우보다는 경우에 따라서는 세로선을 없애고 가로선만을 주더라도 깔끔한 펴가 됩니다.
☞ 세로선만 하는 경우
가로선만으로 표를 작성하더라도 깔끔한 표가 됩니다.
● 표에 선작업하기
하단의 표에서 선을 살펴보면 상단의 표와 몇가지 다른점이 있습니다. 첫번째로 좌우측의 실선을 없앴습니다. 두번째로 최상단과 하단의 선을 굵게표시하였습니다. 세번째로 첫 열머리글과 하단의 셀 내용과 구분을 위하여 두신설으로 표시하였습니다. 상단의 표와 비교하더라도 가독성에서 깔끔하게 보입니다. 일반적으로 보고서에서는 이렇게 선작업이 표준화 되어 있습니다. 물론 회사 상사가 다른스타일을 원할 경우에는 당연히 거기에 맞추어서 작업을 해야 하겠습닏.
● 텍스트와 숫자 배치하기
상단의 표와 하단의 표의 차이점이 있습니다. 바로 셀안에 글자맞춤이 가운데 정렬과 우측정렬로 구분되어 있습니다. 좌측과 상단의 텍스트는 가운데 정렬이 되어 있고 기타 셀안의 숫자는 우측정렬이 되어 있습니다. 이렇게 텍스트는 가운데정렬, 숫자는 우측정렬이 기본입니다. 숫자를 우측으로 정렬하는 이유는 상호간의 숫자 비고를 쉽게 하기 위해서입니다. 하단에서는 숫자가 많지 않아서 구분이 쉽지만 숫자가 많아질 경우에는 구분이 쉽지 않기 때문에 우측정렬을 기본으로 해야 합니다.
● 열머리글 및 행머리글 강조하기
하단에서는 열머리글과 행머리글에 색을 넣어서 강조하였습니다. 상단부분과 비교하더라고 열머리글과 행머리글이 눈에 잘 들어 옵니다. 없는 것보다는 있는 것이 더 가독성이 좋습니다. 하얀색배경과 검은색글씨에 이렇게 색을 하나 넣어서 강조를 한다면 보고서가 훨씬 더 드러나 보입니다.
하단에서처럼 보고서의 내용중에 강조하고자 하는 부분이 있다면 하단처럼 다른 색상으로 표시를 하면 됩니다. 상사에게 보고할 때 하나하나의 수치에 대해서 일일이 보고하는 것이 아니고 최고실적과 최하실적만을 비교하는 것으로 충분하다면 이렇게 해당값만 다른 형태(색, 선굵기)등으로 다르게 하여 표현하면 상사도 쉽게 이해할 수 있을 것입니다.
☞ 최종본
