엑셀(excel) TIP 193 - (형,열,시트의 빠른 선택과 이동)

엑셀(excel) TIP 193 - (형,열,시트의 빠른 선택과 이동) 

엑셀(EXCEL 2007)에서 작업을 할때 다양한 기능과 꼭 필요한 기능들을 숙지하고 있어야 빠르게 작업을 할 수 있다. 예를 들어 가장 간단한 복사(CTRL +C)와 붙여넣기(CTRL+V)기능을 알지 못한다면 작업을 할 때마다 마우스로 드래그하여 범위를 지정한 후 마우스오른쪽키를 누르고 복사를 한 후 붙여넣기하는 번거로운 작업을 해야할 것입니다. 이렇게 한다면 작업시간도 많이 걸릴것입니다. 따라서 엑셀 작업시 꼭 필요한 그리고 시간을 절약해 주는 기능들을 숙지하고 암기해야 할 것입니다.

 

● 엑셀 2007에서 선택키 사용하기 

하단과 같이 수식에서 AVERAGE함수를 사용할 경우 [수식 탭 - 함수라이브러리그룹 - 함수추가 - 통계 - AVERAGE]등의 단계를 거처서 작업을 할수 있습니다. 엑셀 2007에서 제공하는 기능이 바로 바로가기키인 '선택키'입니다.

 

이 선택키는 엑셀의 데이터시트에서 [ALT]키를 누르면 하단에서와 같이 메뉴 바로 아래에 영문으로 나타납니다[홉-H, 삽입 -N,페이지레이아웃-P,수식-M,데이터A, 검토-R,보기-W] 이상태에서 [수식]메뉴를 이용하고자 할 경우에 [M]을 클릭하면 됩니다.

 

[M]을 클릭하면 수식하단부위의 리본메뉴의 수식들에 각각의 영문자로 나타나있습니다. 여기서 [함수추가]인 [Q]를 누르고 [통계]인 [S]를 클릭하면

 

아래와 같이 AVERAGE함수가 나타납니다. 여기서 AVERAGE함수를 클릭해서 사용하시면 됩니다. 앞으로 작업을 하실 경우 엑셀 2007에서 선택키인 [ALT]기능키를 이용하셔서 작업속도를 향상시키시기 바랍니다.

 

● 행과열 전환하기 

하단과 같은 데이터시트에서 판매일자별, 제품별, 금액이 있을 때 현재 열 머리글 하단부위로 데이터들이 정리되어 있습니다. 이 데이터를 형과 열을 전환하고자 할 경우 간단하게 작업할 수 있습니다. 

[원본데이터] 

[원본데이터범위선택(B1:F7) - 복사 - 붙여넣기 하고자 할 셀 선택(B10) - 마우스오른쪽 키 - 선택하여붙여넣기 창 - 연산하단부위 행열바꿈 체크 - 확인]

▶ 결과값 

하단부위처럼 원본데이터의 행과 열이 바꿈이 되어(전환) 붙여넣기가 되었습니다.

 

● 실시간 미리보기 사용 

하단에서와 같이 데이터의 [열머리글]에 서식을 지정하고자 할 때 해당범위를 선택(C1:G7)후 각종 서식을 지정할 것입니다. 이때 해당 서식을 선택했을 때 원본데이터시트에 그 서식이 적용되는 것이 실시간 미리보기 기능이 된다면 그 서식이 데이터시트에 적합한지 안한지를 보고 다시 적합한 것을 골라서 선택할 수있을 것입니다. 이러한 기능이 없다면 매번 서식을 적용한 후 맘에 들지 않을 경우 서식을 지우고 재적용해야 할 것입니다. 이러한 번거로움을 피하기 위해서 엑셀에서 실시간 미리보기 기능을 제공하고 있습니다. 

 

▶ 실시간 미리보기 설정 : [엑셀 오피스단추 - 엑셀옵션 창 - 기본설정 - 실시간 미리보기 사용 체그 - 확인]

 

● 행, 열, 전체범위 빠르게 선택하기 

하단과 같이 원본데이터가 있을 때 [B]열의 데이터를 선택하고자 한다면 [B2]를 클릭후 마우스를 이용하여 하단으로 드래그하여 [B15]를 선택할 것입니다. 이렇게 작업을 하지 않고 간단하게 해당 열의 데이터만 선택할 수 있습니다.

 ▶ 해당 열, 행의 데이터만 선택하기 

[해당열 선택시 : 선택하고자 하는 열의 머리글 선택(B2) - CTRL + SHIFT + 키보도의 화살표(↓)선택]

[해당행 선택시 : 선택하고자 하는 행의 머리글 선택(B2) - CTRL + SHIFT + 키보도의 화살표(→)선택]

위와 같이 작업을 하면 해당되는 행과 열의 데이터 전 범위가 선택이 됩니다.

 

▶ 전체 데이터 선택하기 

[데이터시트에서 교차점 선택(B2) - CTRL + SHIFT + 키보도의 화살표(↓,→) ] 또 다른 방법으로는 [해당데이터시트내의 한개 셀 선택 - CTRL +  SHIFT +  별표(*) ]를 하면 전 범위의 데이터가 표시됩니다.

만약 이러한 선택기능이 없다면 데이터 범위가 많을 경우에는 마우스드래그하여 범위선택시 상당한 시간이 걸리며 마우스를 잘못 다루었을 때 재 선택을 해야 하는 번거로움이 있을 것입니다. 따라서 이제 해당 열과 행 또는 데이터의 전범위를 선택하고자 할 경우

● 행 또는 열의 끝 또는 처음데이터로 이동하기(CTRL + →,←,↑,↓) 

하단과 같은 데이터시트에서 학과(산업디자인과)를 선택하고 [CTRL + ↓]를 누르면 최 하단부위의 데이터로 이동합니다. 또한 평균[79.33]셀(파란네모박스)를 선택하고 [CTRL + ←]을 하면 해당행의 최 좌측데이터가 선택이 됩니다. 이처럼 데이터의 처음, 끝부분으로 이동하고자 할 때 (CTRL + →,←,↑,↓)을 하여 이동하면 됩니다. 데이터가 적을 경우에는 문제가 되지 않지만 데이터열이나 행이 몇천개일 경우에 마우스로 스크롤하여 이동하고자 할 경우에는 많은 시간이 걸릴것입니다. 이제부터는 컨트롤키를 이용하여 데이터 이동을 손쉽게 하시기 바랍니다. 

● 시트(sheet)간 이동 단축키(ctrl + pageup, pagedown) 

하단과 같이 현재의 데이터시트(sheet 12)에서 우측방향으로 이동할 경우 시트13(sheet13)이 잘 보이지 않아서 클릭하여 이동하기가 쉽지 않습니다. 또한 시트가 많을 경우 마우스를 이동시키면서 이동하기도 쉽지 않습니다. 이럴때 사용할 수 있는 단축키가 바로 ctrl + page up,와 ctrl + page down 입니다.

 

ctrl + page up 해당시트에서 ctrl + page up 을 하면 좌측방향의 시트로 ctrl + page down을 하면 우측방향으로 이동을 합니다. 데이터시트가 많을 경우 마우스로 하나하나 클릭하여 이동하기 보다는 이렇게 단축키를 이용하면 시트간 이동을 자유롭게 할 수 있습니다.

 

● 자동채우기 옵션사용하기 

하단과 같은 데이터시트에서 총점을 구할 때 총점에 수식이 적용이 되어있기 때문에 채우기핸들(마우스로 드래그)을 이용하면 손쉽게 값을 구할 수 있습니다. 그러나 시트에 하단과 같이 연녹색줄이 서식으로 하나의 열간격으로 지정이 되어 있다면 우측과 같이 서식까지 복사됩니다. 보기좋게 서식을 적용한 부분이 흐트러집니다. 이때 사용하는 방법이 [자동채우기 옵션]입니다.

[복사할 셀 선택 - 하단으로 드래그 - 하단의 자동채우기옵션 클릭 - 서식없이채우기]를 하면 

아래와 같이 서식은 그대로 적용이 되어있고 수식만 복사되어 원래의 서식형태가 그대로 유지됩니다.이렇게 자동채우기옵션을 사용해 보시기 바랍니다.