엑셀(excel) Tip 191 - (인쇄설정:페이지,여백,머리글/바닥글)

엑셀(excel)에서 인쇄 미리보기 설정에서 [용지의 방향(가로,세로/종,횡), 좌우상하 여백, 페이지 가로, 세로맞춤, 머리글 바닥글의 범위] 등을 설정할 수 있습니다. 잘 작성한 문서(보고서)라 하더라도 좌우의 여백이 맞지 않다거나 제목설정이 안되어 있는 경우, 페이지 번호가 없다면 직장상사의 눈에 들지 않을 것입니다. 잘 만든 보고서를 인쇄설정을 세심하게 하여 더욱 뛰어난 보고서, 기획, 기안이 되게해야 할 것입니다.

1. 인쇄미리보기 : OFFICE 단추 - 인쇄 - 인쇄미리보기

인쇄 미리보기에서 인쇄와 관련된 전체적인 부분을 셋팅할 수 있습니다. 인쇄 미리보기는 두가지 방법이 있습니다. 첫번째는 [office 단추(엑셀화면 좌측 상단) - 인쇄 - 인쇄미리보기]에서 설정 할 수 있고 두번째는 [페이지레이아웃 - 페이지 설정 - 인쇄미리보기]방법이 있습니다. 둘 중에 하나를 선택하여 인쇄미리보기 및 설정을 할 수 있습니다.

▶ 인쇄미리보기 첫번째 방법(office 단추)

▶ 인쇄미리보기 두번째 방법(페이지레이아웃)

2. 페이지 설정

▶ 가로 및 세로방향 설정 : 페이지 설정창의 [페이지 - 용지방향]에서 인쇄할 용지의 방향을 [가로] 또는 [세로]로 설정할 수 있습니다. 데이터시트를 가로방향으로 넓게 작성하고 인쇄의 설정방향을 세로로 한다면 인쇄된 데이터는 용지에 맞지 않게 인쇄가 됩니다.

▶확대/축소배율 조정 : 페이지 설정창에서 인쇄될 내용의 배율을 조정할 수 있습니다. 작업한 내용이 시트를 가득 채워서 인쇄될 범위를 벗어났다면 [확대/축소 배율]에서 축소 조정을 하여 작업한 시트의 내용이 전체 인쇄되게 할 수 있습니다.

▶확대/축소배율 조정 예

하단과 같이 엑셀에서 달력을 제작을 했는데 한 화면에 인쇄되지 않을 때(인쇄의 범위가 A4용지의 범위를 벗어날 때 [페이지 설정 - 배율 - 확대/축소배율 - 배율설정(60%)]에서 축소하므로써 아래에 보이는 것과 같이 달력의 크기를 원본크기의 60%로 하여 전 화면이 인쇄되게 할 수 있습니다.

3. 여백표시

(페이지 설정 - 여백)을 클릭하면 하단과 같이 현재 설정된 여백의 크기를 보여 줍니다. 이곳에서 직접 숫자입력을 통하여 왼쪽, 오른쪽, 위쪽, 아래쪽의 여백설정은 물론 머리글과 바닥글의 밤위를 지정할 수 있습니다. 또한 하단부위에 페이지맞춤에서 가로와 세로 중앙맞춤을 조정할 수 있습니다. 일반적으로 회사의 보고서는 정 중앙맞춤을 하거나 좌측여백을 우측보다 약간 더 주고 또한 윗부분의 여백을 아래부분부다 약간씩 더 줍니다. 이는 나중에 보고서를 편철할 때 상단 또는 좌측부분에 하기 때문입니다.

3-1. 여백 설정 변경하기

하단과 같이 [인쇄미리보기 - 여백 표시] 를 체크하면 현재 설정되어 있는 여백이 점선으로 나타납니다. 이 점선을 클릭 후 이동(상하좌우)하여서 여백을 조정할 수 있습니다. 여백의 크기를 키우고자 할 때는 상부의 가로선을 위로 좌측의 세로선은 좌로, 우측의 세로선은 우측으로 하여 여백의 크기를 크게할 수 있습니다.

4. 여백 설정 예

하단의 [페이지 설정]은 [인쇄미리보기 - 페이지설정]에서 할수 있습니다. 상하좌의의 빨간 네모박스는 여백의 크기(범위)를 나타 냅니다. 상부와 하부의 의 파란박스는 [머리글과 바닥글] 여백을 표시 합니다.

5. 머리글/바닥글 편집하기

엑셀 시트(EXCEL SHEET)에서 머리글과 바닥글을 편집하여 넣으면 작업화면에서는 그 머리글과 바닥글이 나타나지 않고 인쇄미리보기 할 때 화면에서만 나타납니다. 머리글과 바닥글은 페이지 마다 동일한 제목, 이미지 등을 넣고 싶을때 사용하는 기능입니다. 하단과 같이 머리글 편집, 바닥글 편집을 클릭하여 작업할 수 있습니다.

머리글과 바닥글은 [왼쪽, 가운데, 오른쪽] 구역에 넣을 수 있습니다. 머리글의 크기, 색깔, 글꼴 등을 지정하고자 할 경우에는 [텍스트(글자)의 범위를 마우스로 선택한 후] (출장예산안/까만바탕에 흰글씨)에 텍스트서식을 선택(가)하여 지정할 수 있습니다.

하단과 같이 글꼴을 선택하면 글꼴 창에서 [글꼴, 글꼴스타일, 크기, 밑줄, 색]을 설정할 수 있습니다.

5-1. 머리글에 텍스트(삽입 예)

상단과 작업을 하고 [확인]을 클릭하면 인쇄될 하면의 머리글 부분에 머리글인 [출장예산안]이 나타납니다. 이 머리글은 엑셀의 데이터시트 작업화면에서는 보이지 않고 인쇄미리보기에서만 나타납니다. 그리고 [머리글]과 [바닥글]은 인쇄될 페이지마다 인쇄가 됩니다. 따라서 머리글 바닥글설정은 페이지 마다 동일한 내용의 데이터일 경우에만 설정을 합니다.

5-2. 머리글에 이미지 삽입 예

머리글부분에 텍스트(글자) 뿐만이 아니고 이미지를 삽입할 수 있습니다. [페이지설정 - 머리글/바닥글 - 머리글 편집 - 가운데구역 선택 - 그림삽입 클릭 - 그림삽입]의 과정을 거처 이미지(그림)을 머리글에 삽입할 수 있습니다. 하단의 머리글은 12월 달력에 인쇄될 경우에 어울리지 않을 것입니다.