엑셀(excel) TIP 176 - (데이터유효성검사/오류메시지, 잘못된 데이터 찾기, 중복입력 방지)

엑셀 2010이 나와서 많은 분들이 사용하고 있지만 아직고 2007을 더 많이 사용을 하고 있습니다. 갈수록 ms office의 기능이 보강이 되고 있습니다. 맨처음에 새로 출시가 되었을 때는 그 기능이 불편한 것처럼 느껴지기도 하지만 조금 사용해 보면 훨씬 편리합니다. 무엇이든지 처음 출시되었을 때 선점하는 것이 앞서나가면서 정보를 제공하는데 도움이 됩니다.

엑셀(excel 2007)에서 하단과 같은 자료가 있을 때 [데이터유효성검사]를 통해서 [유효성 조건]을 설정하는 방법에 대해서 알아봤습니다. 하단에서는 [B]열에는 영문 [C]열에는 한글 [F]열에는 2.0~4.9사이의 값이 오도록 유효성 조건을 설정하였습니다. 해당 열에 맞지 않은 데이터가 입력될 경우에는 오류메시지가 나타납니다. 이번 글에서는 이 오류메시지를 지정하는 방법에 대해서 알아보고 또한 잘못된 데이터 찾기, 중복 입력방지기능에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

[데이터유효성 조건]이 설정된 데이터

● 오류메시지 지정하기

[데이터 탭 - 데이터도구 - 데이터유효성 검사 - 오류메시지(유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류메시지 표시 체크)- 스타일 지정 - 제목지정 - 오류메시지 지정]

[스타일]은 [경고, 중지, 정보] 3가지로 나뉘어 지며 해당 [아이콘]이 하단부위에 각각 표시되어 있습니다. [제목]에는 간략하게 오류정보를 기록합니다. [오류메시지]는 구체적으로 오류가 무엇인지에 대한 정보와 알림을 기록합니다.

[F]열에서 [2.0~4.9]의 데이터유효성 조건이 성정될 셀에 그 범위를 벗어난 [6]을 입력했습니다. [6을 입력하고 엔터]를 하면 하단에서와 같이 [오류메시지]에 입력한 대로 나타납니다. [학점입력 오류] [경고아이콘] [오류메시지/학점은 2.0에서 5.0사이의 값을 입력하시기 바랍니다] 무심결에 [6]을 입력했다 하더라도 이러한 오류메시지가 뜨기 때문에 입력오류를 방지할 수 있습니다.

● 잘못된 데이터 표시

데이터 유효성 조건을 지정하기 전에 잘못입력한 값들에 대해 잘못된 데이터 표시를 하는 방법입니다.

[데이터 - 데이터도구 - 데이터유효성 검사 - 잘못된 데이터]를 하면

하단과 같이 데이터유효성조건에 포함되지 않은 값들에는 빨강색동그라미로 표시되어 있습니다. 이러한 값들을 조건에 맞는 값으로 입력을 하면 됩니다. 이러한 빨강 동그라미를 없애고자 할 경우에는 상단의 [데이터유효성 검사 - 유효성표시지우기]를 하면 빨강동그라미가 사라집니다.

● 중복입력 방지

중복입력 방지에 대해서 알아보겠습니다. 하단의 데이터에서 [ID]개인의 주민등록번호처럼 고유한 번호입니다. 이러한 고유한 번호에는 회사에서는 [사번]이 있습니다. 또한 공장에서 출고되는 제품에는 [제품별 고유번호]가 있습니다. 이러한 고유번호는 오직 하나이기 때문에 중복입력이 되지 않아야 합니다. 실수로 동일한 ID를 입력할 경우에 중복입력을 방지하는 기능을 설정해보도록 하겠습니다.