엑셀(excel) TIP 181 - (데이터유효성 검사/유효성 조건 설정)

엑셀(excel) TIP 181 - (데이터유효성 검사/유효성 조건 설정) 

엑셀(excel 2007)에서 데이터의 유효성 검사란 데이터를 추가로 입력할 때 정확한 데이터만 입력할 수있도록 입력 제한하는 기능입니다. 하단과 같이 엑셀의 시트(sheet)에서 데이터를 입력할 경우 ID부분은 영문만입력하고 성명은 한글만 입력할 경우 컴퓨터 자판의 한/영키를 번갈아 가면서 입력할 경우 상당히 불편하며 입력하는 데도 많은 시간이 소요될 것입니다. 

이때 데이터의 유효성조건을 설정하면 한/영키를 번갈아 가면서 입력하지 않더라도 해당 조건이 설정된 해당 셀은 해당 문자로만 입력이 됩니다. 이렇게 해당 문자에 대한 조건설정 뿐만 아니고 [입력하는 해당 목록에 제한범위 지정]과 [숫자에 대한 제한범위를 지정]할 수 있습니다.

하단에 [B]열에는 [영문]만 입력, [C]열에는 [한글]만 입력, [D]열에는 [컴퓨터공학과, 의예과,산업디자인과, 영어교육과, 체육교육과]만 입력 [F]열에는 [2~5.0]범위의 숫자만 입력하는 작업을 해보도록 하겠습니다.

 

● 유효성 조건(영문,한글) 설정하기 

▶ 영문만 입력되게 조건 설정(IME모드) 

[해당범위의 열 선택(B열) - 데이터 탭 - 데이터유효성검사 - 데이터유효성검사] 

[B열 영문입력 지정: 데이터 유효성 - IME 모드 - 모드(영문) - 확인] 

 

▶ 한글만 입력되게 조건 설정(IME모드) 

[C열 한글입력 지정: 데이터 유효성 - IME 모드 - 모드(한글) - 확인] 

 

▶ 특정 항목만 입력되게 조건 설정(제한대상목록 설정) 

[D열 제한대상 목록 지정 : 데이터 유효성 - 설정 - 제한대상(목록) - 원본(컴퓨터공학과, 의예과 - 확인] 

 

위와 같이 [제한대상]에 [목록]을 선택하여 [원본]에서 해당문자를 지정하면[의예과, 컴퓨터공학과] 하단과 같이 제한대상이 지정된 셀에서는 그 항목(의예과, 컴퓨터공학과)만을 입력할 수 있습니다. 즉 해당셀을 클릭하면 아래의 그림과 같이 화살표가 나타나며 제한대상이 되는 항목 2가지만 나타나며 이곳에서 원하는 데이터를 선택하면 입력이 됩니다. 지속적으로 같은 항목들을 입력할 필요가 있을 경우에는 이렇게 데이터유효성검사에서 제한대상을 설정하면 빠르게 작업할 수 있습니다. 

 

유효성 조건의 [제한 대상] : 목록, 정수, 소수점, 날짜, 시간, 텍스트길이 등으로 입력값을 제한하여 특정 셀이나 범위에 유효한 데이터 형식을 정의할 수 있음 

[제한 방법] : 제한대상에서 설정한 유형별로 입력할 데이터 값의 밤위를 설정하여 입력값을 제한 할 수 있음 

[F열 제한대상 목록 지정 : 데이터 유효성 - 설정 - 제한대상(정수) - 제한방법(해당범위) - 최소값(2),최대값(5) 지정 - 확인]  

● 유효성 조건 설정 결과 

하단은 지정이 된 결과입니다. 아래처럼 [20]행의 [B20열에 글자를 입력하면 영어가 입력되며 [C20]에 글자를 입력하면 한글자판으로 변경하지 않더라도 자동으로 한글이 입력됩니다. 또한 [D20]열에 [치과]를 입력하면 [제한대상 목록범위]에 해당되지 않기 때문에 [입력한 값이 잘못되었습니다. 이 셀에 입력할 수 있는 값은 제한되어 있습니다.]라는 경고메시지가 나타납니다.  

하단과 같이 제한대상 목록범위가 지정되어 있을 경우에는 해당 셀을 클릭하면 필터창(빨간동그라미)이 뜨면서 제한한 대상을 선택할 수 있습니다.