엑셀(excel) tip 207 - (그룹화 및 중복값 제거하기)

엑셀(excel) tip 207 - (그룹화 및 중복값 제거하기) 

엑셀(excel)에서 하단과 같은 자료가 있습니다. 학교별, 학과별, 이름별, 주소가 나와있습니다. 이러한 엑셀 자료중에서 중복값(항목) 또는 동일한 항목들을 중복값 제거로 대표값만 표시할 필요가 있습니다.  

예를 들어 하단에서 학교별, 주소별, 전화번호를 필터링해서 우편을 발송하고자 할 경우에 동일한 항목들을 그룹으로 표시하면 주소록을 생성할 수가 있습니다. 이러한 작업은 [그룹화] 를 통해서 할 수도 있고 더욱 더 간단하게 [중복된 항목 제거] 기능을 통해서도 할 수 있습니다.

● 그룹화를 통한 중복된 항목 제거 

▶ 원본데이터 

 

[그룹화하고자 하는 셀 선택(B4:B6) - 그룹 - (B8:B9) - 그룹 - (B11:B12) - 그룹]

그룹화한 셀은 나중에 그룹지정으로 인하여 보이지 않기 때문에 최상의 셀은 그룹화 하지 않습니다. 즉, 대표값 하나만 제외하고 전체를 그룹화 합니다.

 

하단에서 처럼 그룹을 [행]으로 선택하고 [확인]합니다. 행으로 선택한 이유는 행의 값(가로의 값)을 나타내고자 하기 때문입니다.

 

▶ 그룹지정 후 

그룹으로 지정을 하면 하단의 상단에는 숫자 (1,2)가 나타나 있고 하단부위에는 (그룹선과함께 - 부호)가 나타나 있습니다. (2)를 클릭하면 원본데이터 그대로 있고 (1)을 선택하면 그룹된 항목(중복된)이 제거되고 대표값들만 나타납니다. 만약 전체 대표값이 아닌 하나의 그룹분야만 대표값을 하고자 할 경우에는 해당 그룹의 (-)를 클릭하면 됩니다. 

 

▶ 그룹지정 후 대표값 추출 

하단과 같이 (1)을 클릭하면 그룹으로 지정한 값들은 사라지며 대표값들만 추출이 됩니다. 첫번째 자료와 비교하여서도 우편작업용으로 사용하는 데 편리하게 사용할 수 있습니다.

 

그룹을 해제할 경우에는 데이터시트의 [전 범위를 선택 - 그룹해제]를 하시면 됩니다. 그룹지정과 해제를 할 경우에 단축키를 사용하여 더 빠르게 작업을 할 수있습니다. 그룹지정의 단축키는 Shift + Alt + Right이고 그룹해제의 단축키는 Shift + Alt + Left입니다. 단축키사용을 습관화하여 엑셀작업의 속도를 늘려보기시 바랍니다.

 

● 중복된 항목 제거를 통한 자료추출 

다음은 더 쉬운 방법으로 중복된 항목 제거를 통해서 대표값을 추출해 보도록 하겠습니다.  

[데이터시트의 범위내의 한 셀 선택 - 데이터탭 - 데이터도구그룹 - 중복된항목 제거] 

 

[중복된 항목 제거 창 : 제거하고자 하는 열 선택(학교) - 확인]

 중복된 값을 삭제하고나 제거하기 위해서 원하는 열을 선택해야 합니다. 여기에서는 학교의 중복된 항목(값)을 제거(삭제)하도록 하겠습니다. 중복된항목이 전부 삭제가 되는 것은 아니고 대표값은 삭제되지 않습니다.

 

하단과 같이 원본데이터 12개 중 7개의 중복된 값이 제거되고 4개의 고유한 값이 그대로 유지된다는 창이 나타납니다. 확인을 하면

 

아래와 같이 중복되었던 학교중 대표값 하나와 그에 따른 열항목들이 추출이 되었습니다. 이렇게 중복된항목제거 기능을 통하면 손쉽게 대표값을 추출할 수 있습니다.

 

 만약 학교대표값이 아닌 학과의 중복된 항목을 제거하고자 한다면 [중복된항목 제거] 창에서 [학과]를 체크하고 [확인]을 하면 하단과 같은 자료가 추출됩니다. 학과의 값에서 중복값이 제거되고 대표값 하나씩만 추출이 되었습니다. [학교]를 기준으로 하지 않았기 때문에 학교는 중복된 값이 있습니다.